Σε επιχειρήσεις όπου διαχειρίζονται και αποθηκεύουν μεγάλους όγκους σημαντικών εγγράφων και αρχείων είναι απαραίτητη η ύπαρξή και χρήση κάποιου συστήματος διαχείρισης εγγράφων (Document Management System).
Στον πυρήνα του, ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ένας τύπος λογισμικού που καταγράφει, αποθηκεύει, ανακτά και διανέμει ψηφιακά έγγραφα. Πιο συγκεκριμένα, σας επιτρέπει να παρέχετε γρήγορα και εύκολα στους εργαζομένους, τους πελάτες και τους προμηθευτές τις πληροφορίες που χρειάζονται, αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα τους με στόχο την επίτευξη των επιχειρηματικών σας στόχων.
Πλεονεκτήματα από την Χρήση προγράμματος Διαχείρισης Αρχείων
- Less Storage Space – Λιγότερος χώρος αποθήκευσης
Δεδομένου ότι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι μια λύση που βασίζεται σε κάποιο λογισμικό. Με την χρήση του μπορείτε να ελευθερώσετε χώρο και να αποθηκεύσετε τυχόν απαραίτητα έντυπα και αντίγραφα εκτός του χώρου του γραφείου/επιχείρησης σε πιο προσιτά μέρη, όπως κάποια αποθήκη.
- Offers Document Backup/Recovery – Προσφέρει δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας/ανάκτηση εγγράφων
Η αποθήκευση φυσικών εγγράφων δεν είναι μόνο ακριβή, αλλά και επικίνδυνη. Μια πυρκαγιά, μια πλημμύρα, ένας σεισμός ή κάποια άλλη φυσική καταστροφή μπορεί να καταστρέψει πολύτιμες πληροφορίες ετών και να έχει σοβαρό αντίκτυπο στην επιχείρησή σας. Το 40% – 60% των μικρών επιχειρήσεων μετά από τέτοιες καταστροφές αναστέλλουν την λειτουργία τους και δεν επανέρχονται ποτέ. Δυστυχώς, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι όταν συμβαίνει μια τέτοια καταστροφή, είναι πρακτικά αδύνατο να ανακτηθούν κρίσιμα αρχεία.
Με την ηλεκτρονική αποθήκευση των εγγράφων σας σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, και ιδιαίτερα σε ένα σύστημα που βασίζεται στο cloud και εκτός του χώρου σας, θα μπορείτε να αποφύγετε τέτοιες καταστάσεις και να δημιουργήσετε εύκολα αντίγραφα ασφαλείας ώστε να προστατέψετε τις πληροφορίες σας.
- Improves Workflows – Βελτιώνει την ροή των εργασιών
Βελτιώστε τις ροές εργασίας και εξοικονομήστε ώρες στους εργαζόμενους σας, αποθηκεύοντας αρχεία σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Δεδομένου ότι το σύστημα λειτουργεί ως ένα εύχρηστο, κεντρικό αρχείο, οι υπάλληλοι μπορούν να βρουν αυτό που χρειάζονται γρήγορα, να μοιραστούν εύκολα αρχεία και να καθορίσουν με μια ματιά πόσο πρόσφατο είναι το έγγραφο. Αυτή η απλοποίηση τα βοηθά να περνούν το χρόνο τους σε πιο σημαντικά καθήκοντα.
- Promotes Better Version Control and Organization – Συμβάλει στον καλύτερο έλεγχο και οργάνωση εκδόσεων εγγράφων
Ακόμα κι αν έχετε ψηφιοποιήσει κάποιες από τις διαδικασίες σας, μπορεί να είναι δύσκολο να προσδιορίσετε εάν το έγγραφο που βλέπετε είναι η πιο ενημερωμένη έκδοση του και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σύγχυση και αποδιοργάνωση.
Ένα καλό σύστημα διαχείρισης εγγράφων αποτρέπει τέτοιου είδους συγχίσεις παρακολουθώντας και καταγράφοντας τις αλλαγές και παρέχοντας ένα ιστορικό εγγράφων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε όλες τις αλλαγές και να έχετε πάντα πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση.
- Easy Regulatory Compliance – Συμμόρφωση σύμφωνα με τις Ρυθμιστικές Αρχές
Κάθε βιομηχανία έχει διαφορετικές απαιτήσεις συμμόρφωσης και δεν είναι πάντα εύκολο να τηρηθούν. Αυτό το είδος μη συμμόρφωσης δημιουργεί όχι μόνο νομικά ζητήματα και πιθανά τσουχτερά πρόστιμα, αλλά μπορεί και να βλάψει τη φήμη της εταιρείας κάτι που δημιούργει επιπλέον προβλήματα.
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να διευκολύνει τη συμμόρφωση με τους φορολογικούς νόμους και άλλους κρατικούς κανονισμούς. Αφού μπορείτε να οργανώνετε και να εξασφαλίζετε αυτόματα αρχεία ανά κανονισμό και να τα αποθηκεύετε χωρίς ταλαιπωρία.
- Grants Wider Access to Documents – Παρέχει ευρύτερη πρόσβαση σε έγγραφα
Ένα από τα μεγαλύτερα ζητήματα με τα φυσικά έγγραφα είναι ότι μπορούν να βρίσκονται μόνο σε ένα μέρος ανά πάσα στιγμή – και η δημιουργία αντιγράφων δεν είναι πάντα αποτελεσματική ή ασφαλής. Εάν επενδύσετε σε ένα σύστημα διαχείρισης αυτών των αρχείων, όλοι όσοι πρέπει να έχουν πρόσβαση σε ένα έγγραφο μπορούν να το κάνουν, χωρίς να χρειάζεται να περιμένουν από κάποιον άλλο να ολοκληρώσει την χρήση του.
Επιπλέον, τα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία από πολλές συσκευές, όπως επιτραπέζιους και φορητούς υπολογιστές ή ακόμη και φορητές συσκευές.
- Provides Better Security – Παρέχει καλύτερη ασφάλεια
Το 41% των εταιρειών έχουν πάνω από 1.000 αρχεία με ευαίσθητες πληροφορίες (για παράδειγμα: αριθμούς πιστωτικών καρτών, αρχεία υγείας κ.λπ.) που αφήνονται απροστάτευτα και ανοιχτά σε οποιονδήποτε εργαζόμενο. Αυτό είναι ένα τεράστιο πρόβλημα, καθώς τα θέματα ασφάλειας μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρές συνέπειες για την επειχήρηση.
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι απαραίτητο για την επίλυση αυτών των ζητημάτων. Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση ανάλογα με τις ανάγκες ακόμα και να μάθετε ποιος έχει δει ή τροποποιήσει ένα έγγραφο ανά πάσα στιγμή.
- Saves Time and Money – Εξοικονομεί χρόνο και χρήμα
Η διαχείριση φυσικών αρχείων είναι χρονοβόρα και δαπανηρή. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα, καθώς οι εργαζόμενοι μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για αναζήτηση με λέξη, φράση ή πλήρες κείμενο και να βρουν γρήγορα αυτό που χρειάζονται. Δεδομένου ότι όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται στο cloud, οι υπάλληλοί σας μπορούν να επιτύχουν τους στόχους τους σε λιγότερο χρόνο και με μικρότερο κόστος.
- Integrates with Vital Legacy Systems – Ενσωματώνεται με τα πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας
Στην εποχή μας, υπάρχουν αμέτρητες εφαρμογές και συστήματα λογισμικού. Στην πραγματικότητα, κατά μέσο όρο, οι εταιρείες χρησιμοποιούν περίπου 130 διαφορετικές εφαρμογές ή εργαλεία για την δουλειά τους. Και πολλά από αυτά, ιδιαίτερα εκείνα που είναι κρίσιμα για μια επιχείρηση, θα ήταν δαπανηρά και δύσκολα θα αντικατασταθούν.
Ένα καλό σύστημα διαχείρισης εγγράφων όμως μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί με παλαιότερα συστήματα, αποφεύγοντας τη διακοπή λειτουργίας τους. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί, η εφοδιαστική αλυσίδα, το μάρκετινγκ και οποιοδήποτε άλλο τμήμα θα έχουν πρόσβαση στην αποστολή εγγράφων με ευκολία και θα μπορέσουν να αυτοματοποιήσουν πολλές από τις εργασίες τους.
- Makes Document Retrieval Easy – Κάνει εύκολη την ανάκτηση εγγράφων
Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων απλοποιεί την ανάκτηση αρχέιων, καθώς επιτρέπει στους υπαλλήλους να έχουν πρόσβαση σε αυτό που χρειάζονται από σχεδόν οπουδήποτε μέσω μιας απλής αναζήτησης. Και ανάλογα με το σύστημα που επιλέγετε, μπορεί να μπορείτε να προσθέσετε metadata και ετικέτες σε κάθε έγγραφο για να διευκολύνετε τη διαδικασία ανάκτησης πολύ πιο εύκολα.
