Οι υπηρεσίες cloud από το 2020 βρίσκονται παντού με αποτέλεσμα να τις χρησιμοποιούμε χωρίς να το γνωρίζουμε. Κάνετε Video, Music ή TV streaming; Χρησιμοποιείτε το cloud. Δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των φωτογραφιών στο τηλέφωνό σας; Cloud Χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικά υπολογιστικά φύλλα ή λογισμικό επεξεργασίας κειμένου; Cloud. Video Games Streaming; Και ούτω καθεξής.
Τα cloud services βρίσκονται παντού. Έχουν αντικαταστήσει υποδομές, όχι μόνο σε νοικοκυριά αλλά και σε χώρους γραφείων. Η μετάβαση στις υπηρεσίες cloud είναι σχεδόν αυτόματη. Πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις ξεκινούν να μεταφέρουν τις υπηρεσίες τους στο cloud καταργώντας τμήματα του infrastructure τους.
Όπως το video streaming έτσι και πολλές άλλες υπηρεσίες λογισμικού, πλατφόρμες και υποδομές, η διαχείριση εκτυπώσεων (print management) είναι ένας άλλος τομέας της τεχνολογίας που βελτιώνεται από το cloud computing. Kαταργήστε τους onsite print servers και αξιοποιήστε το cloud για το περιβάλλον εκτύπωσης σας.
Γιατί λοιπόν να μεταφέρετε την διαχείριση εκτυπώσεων σας στο cloud?
Η απάντηση δεν είναι τόσο απλή. Η χρήση υπηρεσιών cloud είναι ένα πράγμα, αλλά αν πρόκειται να ξεκινήσετε να μεταφέρετε την επιχείρησή σας στο cloud, χρειάζεστε μια βαθιά κατανόηση όλων των στοιχείων του.
Η διαχείριση εκτύπωσεων στο cloud έχει αρκετά πλεονεκτήματά, αλλά και μειονεκτήματά. Λαμβάνοντας υπόψη το migration της διαχείρισης εκτυπώσεων cloud, πρέπει να ακολουθήσετε μια προσέγγιση «two steps forward, one step back».
3 πλεονεκτήματα από την μεταφορά της διαχείρισης εκτυπώσεων στο cloud
1) Simplicity vs control
Το cloud computing μας επιτρέπει να απλοποιήσουμε τον τρόπο χρήσης της τεχνολογίας. Εάν ταιριάζει με το περιβάλλον εκτύπωσης σας, δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε με την συντήρηση των print servers. Επιπλέον, πολλοί εργαζόμενοι και επιχειρήσεις είναι εξοικειωμένοι με τις cloud τεχνολογίες όπως το Google Workspace, το Microsoft 365 και άλλες.
Η on-premise διαχείριση υποδομής δεν ταιριάζει σε όλα τις επιχειρήσεις. Από το 2020 με την έναρξη της πανδημίας και μετά, οι πελάτες και οι τελικοί χρήστες της διαχείρισης εκτυπώσεων χρειάζονται εναλλακτικές λύσεις στο παραδοσιακό οικοσύστημα εκτυπώσεων. Και το cloud computing αποτελεί την ιδανική για αυτούς λύση.
2) Cost flexibility and elasticity vs predictability
Το cloud-based printing όχι μόνο μειώνει την υποδομή σας, αλλά προσφέρει πλεονεκτήματα συντήρησης. Αυτό το ξέρουμε όλοι. Χρησιμοποιούμε ήδη διάφορες υπηρεσίες cloud που βασίζονται σε συνδρομές, όπως το Microsoft Azure, το Microsoft 365, το Google Workspace, το AWS και ούτω καθεξής. Η συντήρηση του hardware γίνεται για διευκόλυνση του χρήστη.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το self-hosting είναι γενικά φθηνότερο όταν η επιχείρηση σας διαθέτει την τεχνογνωσία. Αλλά τι γίνεται με το κόστος για την απόκτηση της τεχνογνωσίας; Διαφορετικές επιχειρήσεις με διαφορετικά επίπεδα τεχνογνωσίας μπορούν να επωφεληθούν από διαφορετικές προσεγγίσεις.
Η διαχείριση εκτυπώσεων που βασίζεται στο cloud αναπτύσσεται επίσης γρήγορα, ώστε να μειώνεται ο χρόνος υλοποίησης και διαχείρισης. Έχει επίσης το πλεονέκτημα της αυτόματης κλιμάκωσης, ανάλογα με τις απαιτήσεις ή τη χρήση. Σε έναν self-hosted κόσμο, συχνά χρειάζεται να δεσμευτείτε σε έναν server που θα ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις σας. Αν μεγαλώσει η υποδομή θα πρέπει να αγοραστεί καινούργιο. Η υποδομή στο cloud αναβαθμίζεται αυτόματα, επομένως αποτελεί ένα ευέλικτο σύστημα.
Έτσι, τα δύο βήματα μπροστά εδώ είναι όλη αυτή η ευελιξία και η ελαστικότητα. Το βήμα πίσω; Στο περιβάλλον που βρίσκεστε είτε on-prem είτε self-hosted, αγοράζετε τον διακομιστή, δεν υπάρχει εύρος ζώνης ή τρέχον κόστος, είναι πολύ προβλέψιμο. Επόμενος είναι εκτός ελέγχου. Αυτό μπορεί να αποτελεί πλεονέκτημα και μειονέκτημα, ανάλογα με το περιβάλλον εκτύπωσης.
3) Security & compliance vs simplicity
Με τη διαχείριση εκτύπωσης on-prem ή self-hosted, η διαχείριση των δεδομένων και της υποδομής γίνεται από εσάς. Έχετε τον έλεγχο. Γνωρίζετε πού βρίσκονται τα δεδομένα και έχετε πλήρη πρόσβαση σε αυτά. Αυτός είναι ένας τομέας όπου το cloud είναι καθαρά ουδέτερο η απώλεια ασφάλειας και συμμόρφωσης.
Το πλεονέκτημα της self-hosted διαχείρισης εκτυπώσεων είναι ότι βρίσκεται στα χέρια σας όλη την ώρα ενώ τη διαχείριση εκτυπώσεων στο cloud τη χειρίζονται τρίτα μέρη.
Η διαχείριση της ασφάλειας και της συμμόρφωσης γίνεται από τον πάροχο και όχι από εσάς. Για ορισμένες επιχειρήσεις όπου η ασφάλεια και η συμμόρφωση είναι βασική προϋπόθεση, αυτό είναι ένα σημαντικό ζήτημα πριν από τη μετάβαση στη διαχείριση εκτυπώσεων στο cloud.
Γιατί οι επιχειρήσεις μεταφέρουν τη διαχείριση των εκτυπώσεων τους στο cloud;
Με την εμφάνιση των υπηρεσιών cloud ως μια οικονομικά αποδοτική εναλλακτική λύση στο on-prem hardware στον χώρο διαχείρισης εκτυπώσεων, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις μεταβαίνουν σε ανάλογες λύσεις για την διαχείριση των εκτυπώσεων τους. Μέσω αυτής της μετάβασης, πρέπει να λαμβάνουμε επιχειρηματικές αποφάσεις έχοντας πλήρη γνώση των πλεονεκτημάτων αλλά και μειονεκτημάτων μιας τέτοιας κίνησης.
Σύμφωνα με την Έκθεση Quocirca Global Print 2025, το 73% των οργανισμών αναμένει να μεταβεί στη διαχείριση εκτυπώσεων στο cloud τα επόμενα χρόνια. Οι υπηρεσίες cloud μπορούν ενδεχομένως να βελτιώσουν την ασφάλεια, την επεκτασιμότητα και την κινητικότητα και η διαχείριση εκτύπωσεων είναι αναμφίβολα ένα κομμάτι αυτής της πίτας.
Το Cloud ανοίγει την πόρτα για μια ευέλικτη, ανθεκτική και αξιόπιστη εναλλακτική λύση στις παραδοσιακές υπηρεσίες data center:
- Χώρος για προσθήκες και κλιμάκωση
- Μειωμένα κόστη εκτυπώσεων
- Αύξηση του ROI
- Λιγότερο φόρτο εργασίας στα τμήματα IT
Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε την προσέγγιση «two steps forward, one step back» όταν πρόκειται για τη διαχείριση εκτυπώσεων στο cloud. Καθώς οι ανάγκες κάθε επιχείρησης αλλάζουν με τον καιρό.