10 Λόγοι που η επιχείρησή σας έχει ανάγκη το Microsoft 365
Ένα από τα βασικά εργαλεία ψηφιακού μετασχηματισμού για την επιχείρησή σας είναι το Microsoft 365. Είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα λογισμικού που παρέχει σε ολόκληρη την ομάδα σας πρόσβαση στο Office και σε ολόκληρη την γκάμα Εφαρμογών της Microsoft μέσω cloud πρόσβασης από οποιοδήποτε browser ή Desktop εφαρμογές που συγχρονίζονται αυτόματα στο cloud. Επιπλέον, περιλαμβάνει τα πιο πρόσφατα και σημαντικά μέτρα ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων σας ανεξάρτητα από το από πού έχετε πρόσβαση σε αυτά.
1.Cloud Access
Μια πλατφόρμα που βασίζεται στο cloud, σημαίνει ότι όλα τα προγράμματα και οι εφαρμογές του Microsoft 365 είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε, αρκεί να υπάρχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Προγράμματα όπως το Word και το Excel βασίζονται σε προγράμματα περιήγησης και όχι σε εγκαταστάσεις λογισμικού, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε από οποιαδήποτε συσκευή/ές και να συνεχίζετε πάντα από εκεί που σταματήσατε. Το να συνεχίζετε από εκεί που σταματήσατε είναι ιδιαίτερα σημαντικό ειδικά κατά τη διάρκεια της πανδημίας, καθώς όλο και περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται από το σπίτι. Είτε βρίσκονται στο γραφείο είτε όχι, όλα τα αρχεία και τα δεδομένα είναι ανάγκη να είναι εύκολα προσβάσιμα από οπουδήποτε και οποτεδήποτε. Επίσης, η πρόσβαση στο cloud απαλλάσσει από την ανάγκη για συνεχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων. Ακόμα κι αν ο υπολογιστής σας κολλήσει, δεν χάνετε τίποτα. Δεν χρειάζεται να υπάρχουν πολλοί on site servers ή shared file locations που πρέπει να διατηρούνται από την ομάδα IT σας. Με το Microsoft 365, οι υπάλληλοι μπορούν να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν τις δικές τους τοποθεσίες αποθήκευσης δεδομένων στο cloud, επιτρέποντας στην ομάδα IT σας να ασχοληθεί με πιο σημαντικά ζητήματα.
2.Communication
Επιπλέον, το Microsoft 365 περιλαμβάνει πρόσβαση σε πολλές εφαρμογές που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για να διευκολύνουν την επικοινωνία εντός της εταιρείας σας και να σας επιτρέπουν να διατηρείτε επαφή με τους υπόλοιπους εργαζομένους από πολλές τοποθεσίες, πλατφόρμες και συσκευές. Με το Microsoft Teams, μπορείτε να προγραμματίσετε απομακρυσμένες συσκέψεις και κλήσεις συνδιάσκεψης για έως και 250 άτομα. Μπορείτε να παρακολουθείτε όλη την επικοινωνία σας με μία επαφή από ένα μέρος, έτσι ώστε να μην χαθούν οι απαραίτητες επειδή το στείλατε άμεσο μήνυμα αντί για email. Επιπλέον όλα τα εργαλεία επικοινωνίας του Microsoft 365 ενσωματώνονται άψογα με τις υπόλοιπες εφαρμογές, ώστε να μπορείτε να εισάγετε πράγματα από οτιδήποτε εργάζεστε να διατηρείτε μια ομαλή ροή εργασίας σε όλα τα διαφορετικά προγράμματα και λογισμικά.
3. Collaboration
Με το Microsoft 365, μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα από την απλή αποστολή μηνυμάτων. Μπορείτε να συνεργαστείτε σε έργα εξ αποστάσεως. Η κοινή χρήση εγγράφων επιτρέπει σε πολλά άτομα να επεξεργάζονται αρχεία ταυτόχρονα και σε πραγματικό χρόνο. Το SharePoint επιτρέπει σε ολόκληρες ομάδες να εργάζονται μαζί σε ένα έργο. Μπορούν να παρακολουθούν ένα ολόκληρο σύνολο εγγράφων και άλλων αρχείων για ένα συγκεκριμένο έργο, να τα αποθηκεύουν όλα σε ένα μέρος και να τα επεξεργάζονται όπως απαιτείται. Οποιοδήποτε μέλος της ομάδας με πρόσβαση μπορεί να κάνει αλλαγές όπως κρίνει σκόπιμο και να στείλει έναν σύνδεσμο για τις νέες ενημερώσεις με email στην υπόλοιπη ομάδα.
4. Powerful Tools
Το Microsoft 365 προσφέρει επίσης όλα τα είδη τεχνολογικών εργαλείων για τη διευκόλυνση αυτής της συνεργασίας. Φυσικά συνοδεύεται από όλα τα παραδοσιακά προγράμματα του Office (Word, Excel, PowerPoint και OneNote), επιτρέποντας σε πολλούς χρήστες να εργάζονται σε έγγραφα και άλλα αρχεία ταυτόχρονα. Το 365 συνοδεύεται επίσης από το Delve για να διατηρεί το περιεχόμενο οργανωμένο και εύκολα προσβάσιμο. Το Power BI παρέχει ολοκληρωμένες αναλύσεις επιχειρηματικής ευφυΐας και επιτρέπει στους χρήστες να μοιράζονται εύκολα τα ευρήματά τους δημιουργώντας γραφήματα, αναφορές και άλλα. Και αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα, καθώς το Microsoft 365, παρέχει μια ολόκληρη σειρά εργαλείων που κάνουν τη συνεργασία εύκολη, είτε μεταξύ ατόμων είτε σε ομάδες.
5. Automation
Ένα άλλο βασικό εργαλείο του Microsoft 365, είναι το Power Automate. Αυτό επιτρέπει να αυτοματοποιείτε διάφορα μέρη της ροής εργασίας σας που συνήθως απαιτούν πολύτιμο χρόνο. Με το Power Automate, μπορείτε να αλλάζετε δεδομένα από το ένα πρόγραμμα στο άλλο απρόσκοπτα και αυτόματα, ώστε τα πάντα να βρίσκονται εκεί που τα χρειάζεστε, όταν τα χρειάζεστε, γλιτώνοντάς σας από τον κόπο να τα αναζητήσετε. Οι εξωγενείς εργασίες είναι αυτοματοποιημένες, εξοικονομώντας χρόνο και βελτιστοποιώντας τη ροή εργασίας σας.
6. Up-to-Date Access
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα για κάθε επιχείρηση είναι οι συνεχείς τεχνολογικές εξελίξεις και η παρακολούθησή τους. Ένα λογισμικό που σήμερα θεωρείται σύγχρονο μπορεί σε λίγους μήνες να είναι ξεπερασμένο. Αλλά με πολλά προγράμματα και εφαρμογές στις οποίες βασίζεται η επιχείρησή σας, πώς μπορείτε να τα κρατάτε όλα ενημερωμένα; Εάν δεν χρησιμοποιείτε το πιο πρόσφατο λογισμικό, θα μείνετε γρήγορα πίσω από τους ανταγωνιστές σας, οι οποίοι παραμένουν ενημερωμένοι και αυτό θα έχει οικονομικές επιπτώσεις για την επιχείρηση σας. Το Microsoft 365 μπορεί να επιλύσει αυτό σας το πρόβλημα. Τα προγράμματά του βασίζονται σε πρόγραμμα περιήγησης και δεν απαιτούν εγκατάσταση λογισμικού. Αυτό σημαίνει ότι ενημερώνονται αυτόματα μόλις υπάρχει διαθέσιμη μια νέα έκδοση, επομένως δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τον προγραμματισμό μιας αναβάθμισης. Επιπλέον, το κόστος όλων των ενημερώσεων λογισμικού είναι μέρος της άδειας χρήσης του Microsoft 365, επομένως δεν θα σας κοστίσει επιπλέον από την τσέπη σας για να παραμείνετε ενημερωμένοι.
7. Straightforward Budgeting
Με την λύση της Digimark δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το πόσα θα πληρώνετε για την υπηρεσία κάθε μήνα. Δεν υπάρχουν κρυφές χρεώσεις ή προσαυξήσεις και δεν πληρώνετε με βάση τα δεδομένα που χρησιμοποιείτε. Υπάρχει μια καθορισμένη τιμή ανά χρήστη κάθε μήνα για όποιο πρόγραμμα κι αν επιλέξετε και όλα περιλαμβάνονται σε αυτήν την τιμή, καθιστώντας το ένα εύκολο στοιχείο προϋπολογισμού. Επιπρόσθετα, το MS365 έχει μια υπηρεσία pay-as-you-go και μακροπρόθεσμη σύμβαση. Εάν οι ανάγκες σας αλλάζουν από τον ένα μήνα στον άλλο ή πρέπει να θέσετε την υπηρεσία σας σε αναμονή για οποιονδήποτε λόγο, είναι εύκολο να αναβαθμίσετε, να υποβαθμίσετε, να διακόψετε ή να ακυρώσετε τη συνδρομή σας ανά πάσα στιγμή.
8. Flexibility and Scalability
Το Microsoft 365 έχει επίσης εύκολη επεκτασιμότητα για να διασφαλίσετε ότι αυτό που πληρώνετε είναι αυτό που χρειάζεστε και όχι περισσότερο. Εάν προσλάβετε έναν επιπλέον υπάλληλο που χρειάζεται πρόσβαση στο Microsoft 365, μπορείτε να τον προσθέσετε στο πρόγραμμα με την ίδια τιμή που πληρώνετε για κάθε άλλο χρήστη. Εάν κάποιος αποχωρήσει από την εταιρεία, μπορείτε να αφαιρέσετε έναν χρήστη και να εξοικονομήσετε χρήματα χωρίς να επηρεάσετε τίποτα άλλο στη συνδρομή σας. Μπορείτε να προσαρμόσετε το σχέδιό σας με βάση αυτό που χρειάζεστε. Συχνά, οι πάροχοι λογισμικού ως υπηρεσία προσφέρουν cookie- cutter plans, με ένα σωρό προγραμμάτων που περιλαμβάνονται. Το Microsoft 365 προσφέρει προγράμματα που σας επιτρέπουν να συνδυάσετε και να ταιριάξετε εφαρμογές λογισμικού, πληρώνοντας μόνο για εκείνες που χρειάζεται η επιχείρησή σας όλα με μία μόνο μηνιαία χρέωση ανά χρήστη.
9. Security
Όταν πρόκειται για λειτουργίες που βασίζονται σε cloud, υπάρχουν πάντα ανησυχίες για την ασφάλεια. Τι γίνεται στην περίπτωση που ένα μη εξουσιοδοτημένο άτομο καταφέρει να συνδεθεί στον διακομιστή σας και να αποκτήσει πρόσβαση στις ευαίσθητες πληροφορίες της εταιρείας σας, αν κάποιος χάσει το smartphone ή το tablet του ενώ είναι συνδεδεμένος στον λογαριασμό του και κάποιος άλλος το βρει και αποκτήσει πρόσβαση σε αυτόν ή στην περίπτωση που ο e-mail server σας παραβιαστεί; Το Microsoft 365 έχει ό,τι χεριάζετε για να εξαλείψει αυτούς τους φόβους και να διατηρήσει τα δεδομένα σας ασφαλή. Η κρυπτογράφηση e-mail σάς επιτρέπει να στέλνετε μηνύματα που μόνο ο προοριζόμενος παραλήπτης μπορεί να δει, και η κρυπτογράφηση αρχείων προσφέρει την ίδια προστασία για ευαίσθητα αρχεία. Η διαχείριση φορητών συσκευών σάς δίνει τη δυνατότητα να διαγράψετε ευαίσθητες πληροφορίες εξ αποστάσεως από ένα χαμένο ή κλεμμένο τηλέφωνο και να το κλειδώσετε για να αποτρέψετε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Μπορείτε επίσης να ορίσετε δικαιώματα για να περιορίσετε ποιες και πόσες πληροφορίες είναι προσβάσιμες σε κάθε εργαζόμενο, με βάση τη θέση του στην εταιρεία, την αρχαιότητα ή άλλους τομείς.
Άλλες υπηρεσίες ασφαλείας που προσφέρονται είναι οι εξής:
• Advanced Threat Protection (Προηγμένη προστασία από απειλές)
• Spam and Malware Filtering (Φιλτράρισμα ανεπιθύμητων μηνυμάτων και κακόβουλου λογισμικού)
• Multi-Factor Authentication (Έλεγχος ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων)
• Data Loss Prevention (Πρόληψη απώλειας δεδομένων)
10. Increased Productivity
Τα παραπάνω προσθέτουν στην ικανότητα των εργαζομένων να κάνουν τη δουλειά τους πιο αποτελεσματικά και με καλύτερη ποιότητα εργασίας. Το να μην δεσμεύονται οι εργαζόμενοι σε ένα γραφείο ανοίγει πολλές δυνατότητες για τον χρόνο και τον τρόπο εργασίας τους. Επιτρέπει στους εργαζόμενους να μοιράζουν το χρόνο τους μεταξύ εργασίας και σπιτιού χωρίς να διαταράσσεται η ροή εργασίας. Τα εργαλεία συνεργασίας διευκολύνουν τον συντονισμό των χρονοδιαγραμμάτων πολλών ατόμων, ώστε να μπορούν να συνεργάζονται. Δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να βρεθούν όλοι στον ίδιο χώρο, έτσι τα έργα να ολοκληρώνονται πιο γρήγορα και αποτελεσματικά. Επίσης, δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο κατά τη συντήρηση και τις αναβαθμίσεις ή τις καθυστερήσεις από την εργασία με παλιό, ξεπερασμένο λογισμικό. Οι ροές εργασίας απλοποιούνται, οι κουραστικές διαδικασίες αυτοματοποιούνται. Έτσι, ολόκληρη η ομάδα σας μπορεί να εργάζεται πιο γρήγορα και πιο αποτελεσματικά και να κάνει περισσότερα σε συντομότερο χρονικό διάστημα, ενισχύοντας την παραγωγικότητα και βελτιώνοντας την απόδοση σας.